Kezdő lépések az első rendezvényed felé

Kezdő lépések az első rendezvényed felé

Egy-egy rendezvény megszervezése elég sok feladattal állíthat szembe. Ezek a szervezéssel járó kötelezettségek nyilván függenek az adott esemény nagyságától és helyszínétől is. Az alábbi blogban most egy olyan témát boncolgatunk, mely függetlenül attól, hogy mekkora eseményt szervezel, mindig az első, kötelező kört jelenti, hogy biztos alapokon állhasson a programod.

Első lépésként, ami tényleg a legeslegelső kell, hogy legyen, hogy kitalálod az esemény jellegét, időpontját, célközönségét, és a helyszínét. Kigondolod, vagy már meg is van, azt az összeget, melyből gazdálkodni tudsz. Kiadásokat és bevételeket egyaránt. (Ezt akár fordítva is csinálhatod, az is lehet, hogy először excellezel, és ha megvan az összeg, ahhoz tartod magad, vagy ide-oda pakolgatsz, hogy a végeredmény ugyan az legyen.

Induljunk most ki abból, hogy kinti helyszínre szeretnél egy rendezvény megtervezni, ennek időpontját érdemesebb tehát a melegebb hónapokra belőni. A szabad levegőn tartott eseményeknél állandóan ott a plusz rizikó, hogy jön egy nagyobb vihar, eső, szél, ami miatt le kell fújnod, vagy kis időre fel kell függesztened a programokat a résztvevők biztonsága érdekében, de erre majd egy következő blogban térünk a probléma megoldásának, és összetettségének a fontossága miatt.

Szóval megvan az időpont, a jelleg, a célközönség, a helyszín, amely kinti. Ilyenkor az első feladat felkeresni az adott város, hely önkormányzatát, vagy ha városon kívüli, például a Magyar Közútkezelőhöz tartozó területről van szó, akkor őket, a közútkezelői hozzájárulások, a zárásokhoz szükséges forgalmi modulok megléte miatt. Ha ez utóbbi nincs meg, akkor ez már egy plusz költség lehet költségvetésedben.

Ha ezzel kész vagy, összerakod a programokat – pontos időpontokkal, helyszínekkel – ha több eseménypontod is lesz. Kitalálod kik lépjenek fel, kik hoznak kisebb programokat, akarsz-e a gyermekprogramot is.

Felkeresed az adott programgazdákat, és árajánlatot kérsz tőlük. Megnézed, hogy passzolnak- e a beérkezett összegek a költségvetési táblázatodban foglaltaknak. Ha nem, úgy is tudsz variálni, hogy alkudozol picit, vagy keresel egy olcsóbb programgazdád.

Ha minden összeállt, programok, helyszín, időpont, közterületi engedélyek rendben lehetnek, felkeresed a rendezvényed biztonsági felelősét, és átbeszélitek az ötleteidet, annak biztonságos megvalósításának feltételeit.

Hamarosan innen folytatjuk

Leave a Comment

Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük